Denne guide er under udvikling til den nye version og er pt. meget mangelfuld.
Guide til person modulet
Hold styr på personers info, medlemskab, opret lister og se statistikker.
Personer (oversigtside)
Oversigtsiden viser en table med alle personer i organisationen, både aktive og inaktive. Både personer og firmaer. Sorteret efter efternavn som udgagnspunkt.
Sortering
Klik på en kolonneoverskrift (fornavn, efternavn osv.) for at sortere efter den pågældende overskrift (stigende). Klikkes der efterfølgende på samme overskrift igen vises sorteringen faldende.
Søg i tabellen
Det er muligt at søge på de viste felter i tabellen (navn, adresse, telefon osv.) ved at skrive i søgefeltet.
Gå til personens kartotekskort
Klik på en person (hele linjen) og man navigeres til personens kartotekskort, hvor diverse oplysninger kan ses, redigeres og tilføjes.
Eksporter - Importer
Ønsker man at eksportere alle personer klikkes på knappen med tre prikker, hvorefter der vælges 'Eksporter'. Dette eksporterer alle personerne med deres personoplysninger til en csv-fil. Alt efter rettigheder
Ønsker man at importere personer klikkes på knappen Importer. For nærmere vejledning se under punktet Import
Ønsker man at tilføje en ny person klikkes på knappen 'Opret person'. Her skrives navn og der vælges om det er en person eller et firma. Har du valgt et brugerdefineret felt til at være påkrævet vil det også dukke op her. Alle andre felter kan udfyldes senere på personens side efterfølgende.
Paginering
Som standard vises der 10 personer pr. side. Dette kan ændres i bunden af siden, hvor man også kan skifte mellem sider via forskellige knapper.
Personside
Udfyld med så mange informationer som muligt. Det giver bl.a. bedre statistikker. Felter markeret med * skal udfyldes. Klik på knappen "Gem person" for at oprette personen med de indtastede oplysninger.
* fornavn eller firmanavn samt medlemstype er som udgangspunkt de eneste felter der er påkrævede
Firma
Er det et firma eller en organisation/forening man tilføjer så klik på slider-knappen. Herefter fjernes en del af indtastningsmulighederne, da de ikke er relevante for firmaer/organisationer.
Indtast herefter firmanavn/organisationsnavn og evt. CVR-nr. Indtaster man 8 cifre i CVR-nr (dansk CVR-nr.) vil Skattefradrag automatisk blive "slået til". Dette kan slås fra, hvis skattefradrag ikke ønskes.
Fornavn og efternavn
Udfyld med fornavn og efternavn
Fødselsdag og cpr-nr.
Udfyld med fødselsdato i formatet dd-mm-åååå (8 cifre) og evt. cpr-cifre (4 cifre). Indtaster man 4 cifre i CPR cifre, vil Skattefradrag automatisk blive "slået til". Dette kan slås fra, hvis personen ikke ønsker skattefradrag.
Køn
Udfyld med mand eller kvinde eller lad feltet være tomt
Civilstand
Udfyld med single, gift, enke eller lad feltet være tomt
Bryllupsdag
Kan kun udfyldes, hvis Gift er valgt under civilstand. Udfyld i formatet dd-mm-åååå (8 cifre).
Adresse
Udfyld med en dansk eller udenlandsk adresse. Er adressen dansk vil der komme adresseforslag op inkl. postnr. og by ud fra de tegn du skriver. Vælger du et forslag udfyldes adresse, postnr., by og land automatisk.
Dette burde formindske indtastningsfejl på adresser. Man kan dog indtaste adressen manuelt, hvis nødvendigt.
Postnr.
Udfyld med et dansk postnr. ved at skrive tal. Igen vil der komme forslag frem. Vælger du et forslag udfyldes by og land automatisk.
Man kan også søge på udenlandske postnumre ved at skrive to bogstaver. For en udtømmende liste over muligheder gå til afsnittet Udenlandske postnumre
Bemærk at indlæsningen første gang ved udenlandske postnumre tager en del sekunder. Så vær tålmodig.
By og land
Kan indtastes manuelt - ellers se ovenfor.
Indtast en gyldig email. Der tjekkes på de gængse regler for en email.
Telefon
Indtast et telefon eller mobilnr. Man bestemmer selv om det skal være med eller uden landekode. Der er intet tjek så alle tegn er principielt gyldige.
Note
Tilføj en note til personen
Medlemstype
Vælg en medlemstype/kategori. Medlemmer er grundstenen i en kirke. Øko. støtte kan bruges, når personer giver gaver til kirken, men ellers ikke rigtig har en relation dertil. Om de øvrige typer ønskes taget i brug er op til den enkelte kirke.
Indmeldingsdato
Vigtigt at registrere for at kunne holde styr på medlemstallet ved f.eks. årsskiftet. Hvis ingen dato indskrives regnes personen indmeldt for mange år siden.
Medlem via
Her kan vælges mellem tre foruddefinerede typer (kan ikke ændres). Dåb, overflyttet eller indmeldt.
Dåbsdato og dåbssted
Udfyld dåbsdato i formatet dd-mm-åååå (8 cifre) samt evt. dåbssted
Skattefradrag
Kan kun vælges til, hvis det fulde cpr-nr. er udfyldt (fødselsdato og cpr-cifre)
Alder og år gift
Er fødselsdato udfyldt vises nu personens alder pr. dags dato. Er bryllupsdatoen udfyldt vises i hvor mange år personen har været gift pr. dags dato.
Knapper - Medlemskort og Slet
- Medlemskort: Her dannes en pdf-fil med et medlemskort indeholdende navn, adresse, e-mail, telefon, civilstand fødselsdato, bryllupsdato, indmeldingsdato og dåbsdato
- Slet: Sletter personen, hvis denne ikke har gaver registreret
Husholdning
Klik på for at søge blandt allerede oprettede husholdninger. Eksisterer det ønskede navn ikke kan du oprette en ny husholdning.
Ønskes en ny husholdning oprettet klik på Opret, giv husholdningen et familienavn (forslag: brug kvinden og mandens navn + efternavn).
Rediger husholdning
Klik på knappen 'Rediger husholdning' for at redigere en eksisterende husholdning. Her kan du rette navnet p Her kan man rette navnet på husholdningen, slette personer fra husholdningen samt tilføje personer til husholdningen. Klik på Opdater såfremt ændringer ønskes foretaget.
Formularer
Formularbesvarelser knyttet til personen findes under Formularer-modulet. Der kan søges, gennemgås og sendes invitationer til udfyldelse.
Faner
Har du Finance eller Finance+ abonnement vil der være to faner på personens side:
- Info
- Økonomi
Gaver
Har personen givet gaver vises de på dette kort for de seneste fem år fordelt pr. år med $8a gaver, $12 gaver, gaver i alt, antal gaver, et gennemsnit pr. gave samt en total for de fem år.
Klik på knappen Se gaver for at se en liste over alle gaver personen har givet samt yderligere information. Se yderligere forklaring under punktet Gaver
Forpligtelser
Klik på Opret forpligtelse for at oprette en ny forpligtelse (gavebrev). En forpligtelse skal som minimum være gældende i 10 år.
- Vælg om forpligtelsen skal være et fastbeløb eller af en procent af en vis indkomsttype
- Vælges et fastbeløb skrives det årlige beløb. Vælges procent så skrives procenten samt indkomsttypen
- Startår sættes automatisk til indeværende år og slutår 10 år senere. Begge kan ændres.
- Klik på Opret
Indkomsttyperne skal oprettes under Økonomi - Indstillinger førend indkomsttyper kan vælges og forpligtelsen oprettes!
Som udgangspunkt bør en forpligtelse ikke rettes. Det er dog stadig muligt at rette i felterne ved at overskrive eller rette. Tryk på knappen og vælg rediger.
Forpligtelse (årsindkomst)
Årsindkomst bruges kun på procentuelle forpligtelser, da man rent lovgivningsmæsstigt har pligt til at tjekke om personen har opfyldt sin forpligtelse ud fra den valgte indkomst.
- Klik på knappen og derefter på Årsindkomst.
- Klik på + og en linje med forpligtelsens startår eller næste år i rækken oprettes.
- Udfyld evt. med forventet indkomst og/eller faktisk indkomst.
- Klik på knappen ud for rækken for at gemme den pågældende årsindkomst. Samme procedure bruges ved redigering af årsindkomsten.
- Udfyld evt. med en note og klik på knappen for at gemme noten.
Udfyldes faktisk indkomst beregnes forpligtelsesbeløbet deraf. Ellers vil den forventede indkomst bruges til udregningen af forpligtelsesbeløbet!
Er en årsindkomst først oprettet så kan den ikke slettes!
Forpligtelse (slet, inaktiver, aktiver)
Klik på knappen og derefter på Slet eller Aktiv. Klikkes der på Aktiv, så sættes forpligtelsen til inaktiv og kan derfor ikke længere bruges ved registrering af gaver. Dette bør dog først gøres ved forpligtelsens udløb eller hvis forpligtelsen ophører før udløb pga. bristede forudsætninger.
Fortrydes inaktiveringen klikkes på Inaktiv og forpligtelsen sættes derefter til Aktiv igen.
En forpligtelse kan kun slettes såfremt der endnu ikke er bogført gaver derpå. Derfor hvis forpligtelsen ikke længere skal benyttes, evt. fordi den er opfyldt/udløbet, så bør den sættes til inaktiv!
Gaver
- Se gaver: Her vises gaver sorteret efter nyeste dato
- Man kan vælge hvilken periode man vil se gaver for
- Man kan vælge om man vil se alle gaver, kun §8a gaver eller kun §12 gaver
- Det er også muligt at eksportere alle gaverne eller blot det søgte som csv-fil.
- Se indberettede gaver: Her vises de gaver der er indberettet til SKAT pr. år på henholdsvis §8 a og §12
Lister
Der findes 2 pre-definerede lister omhandlende udvalgte fødselsdage og bryllupsdage. De udvalgte mærkedage kan selv indstilles under organisationens indstillinger. Vælg liste, vælg år og tryk på Hent og listen over personer vises. Ønskes listen udskrevet klikkes på Print. Vær opmærksom på at udskrivningen skal tilpasses, da udskrivningen bruger browserens indbyggede udskrivningsdialogboks.
Det er også muligt at eksportere listen.
Medlemsstatistik
Generelt tæller inaktive og evt. firmaer ikke med i statistikkerne.
I toppen vises tallet på antal myndige medlemmer ved årsskiftet samt antallet af medlemmer pr. dags dato. For religiøse samfund skal førstnævnte tal bruges når der indberettes gaveskema til SKAT på blanket 03.013.
Medlemsfordeling
Viser totalen samt totaler på de fem foruddefinerede medlemstyper (kan ikke ændres). Det er op til den enkelte organisation/kirke, hvor mange af typerne/kategorierne man vil benytte sig af.
Kønsfordeling
Viser ligeledes totalen samt fordelingen mellem mænd/kvinder ud fra totalen. Er kønnet ikke kendt eller sat på en person vil der stå ukendt. Hold musen stille over en bjælke og antallet vil vises.
Aldersfordeling
Viser antal mænd/kvinder i de givne aldersgrupper. Hold musen stille over en bjælke og antallet vil vises for det pågældende køn. Er fødselsdato ikke indtastet på personen tælles denne ikke med i statistikken.
5 nyeste personer
Her vises de seneste 5 personer som er blevet oprettet samt hvilken dato personen er blevet oprettet. Klik på personens navn og man navigeres til personens kartotekskort. Tallet i parentes er personens alder.
Import af personer
Opbygning af CSV-fil
Hvis man ønsker at importere personer fra et andet system, skal man danne en CSV-fil. Filen skal som minimum indeholde Fornavn og Medlemstype.
Der må ikke være semikolon (;) i dine data
Semikolon bruges af systemet til at markere, at et nyt felt begynder. Det er derfor vigtigt, at der ikke bruges semikolon i dine data.
Overskrifterne kan være i vilkårlig rækkefølge men skal hedde nedenstående, hvis de medtages.
Man kan importere følgende oplysninger:
| Felt | Skal udfyldes | Krav | Tilladte tegn |
|---|---|---|---|
| firstName | Ja | hvis firma vælges = firmanavn | Alle danske tegn undtagen ; |
| memberType | Ja | Member, Regular-attender, Participant, Guest, Supporter | |
| lastName | Nej | Alle danske tegn undtagen ; | |
| address | Nej | Alle danske tegn undtagen ; | |
| zipCode | Nej | Alle danske tegn undtagen ; | |
| city | Nej | Alle danske tegn undtagen ; | |
| country | Nej | Alle danske tegn undtagen ; | |
| phone | Nej | Alle danske tegn undtagen ; | |
| Nej | Gyldig e-mail | ||
| gender | Nej | Male, Female | |
| maritalStatus | Nej | Single, Married, Widowed, Organization (kan bruges ved firma) | |
| birthday | Nej | Skal være en dato i formatet yyyy-mm-dd | |
| cprDigits | Nej | 4 tegn | 0 til 9 |
| taxDeduction | Nej | true, false (sæt kun til true, hvis cpr-nr. er udfyldt) | |
| weddingDate | Nej | Skal være en dato i formatet yyyy-mm-dd | |
| isActive | Nej | true, false | |
| enrollmentDate | Nej | Skal være en dato i formatet yyyy-mm-dd | |
| membershipThrough | Nej | Baptism, Transferred, Enrollment | |
| baptismDate | Nej | Skal være en dato i formatet yyyy-mm-dd | |
| baptismPlace | Nej | Alle danske tegn undtagen ; | |
| leaveCause | Nej | Relocated, Left, Transferred, Death (Relocated=flyttet, Transferred=overflyttet) | |
| leaveDate | Nej | Skal være en dato i formatet yyyy-mm-dd | |
| company | Nej | true, false (skal sættes til true, hvis firma) | |
| cvrno | Nej | Alle danske tegn undtagen ; | |
| note | Nej | Max. 250 tegn | Alle danske tegn undtagen ; |
Liste over mulige udenlandske postnumre
| Kode | Land | Kode | Land |
|---|---|---|---|
| AD | Andorra | AR | Argentina |
| AS | Amerikansk Samoa | AT | Østrig |
| AU | Australien | AX | Ålandsøerne |
| AZ | Aserbajdsjan | BD | Bangladesh |
| BE | Belgien | BG | Bulgarien |
| BM | Bermuda | BR | Brasilien |
| BY | Hviderusland | CA | Canada |
| CH | Schweiz | CL | Chile |
| CO | Columbia | CR | Costa Rica |
| CZ | Tjekkiet | DE | Tyskland |
| DK | Danmark | DO | Den Dominikanske Republik |
| DZ | Algeriet | EE | Estland |
| ES | Spanien | FI | Finland |
| FO | Færøerne | FR | Frankrig |
| GF | Fransk Guiana | GG | Guernsey |
| GL | Grønland | GP | Guadeloupe |
| GT | Guatemala | GU | Guam |
| Hr | Kroatien | HU | Ungarn |
| IE | Irland | IM | Isle of Man |
| IN | Indien | IS | Island |
| IT | Italien | JE | Jersey |
| KR | Korea | LI | Liechtenstein |
| LK | Sri Lanka | LT | Litauen |
| LU | Luxembourg | LV | Letland |
| MC | Monaco | MD | Moldova |
| MK | Nordmakedonien | MQ | Martinique |
| MT | Malta | MW | Malawi |
| MX | Mexico | MY | Malaysia |
| NC | Ny Kaledonien | NL | Holland |
| NO | Norge | NZ | New Zealand |
| PH | Filippinerne | PK | Pakistan |
| PL | Polen | PR | Puerto Rico |
| PT | Portugal | RO | Rumænien |
| RS | Serbien | RU | Rusland |
| SE | Sverige | SI | Slovenien |
| SJ | Svalbard og Jan Mayen | SK | Slovakiet |
| SM | San Marino | TH | Thailand |
| TR | Tyrkiet | UA | Ukraine |
| US | USA | UY | Uruguay |
| VA | Vatikanet | ZA | Sydafrika |