Guide til Betalingsservice

Opret betalingsaftaler, dann BS-filer og importer svar og opkrævninger fra Betalingsservice. Modulet kræver Finance+ abonnement.

Adgang styres med rettigheder til oversigt, filer og indstillinger. Modulet kan desuden skjules under Organisation → Tillægsmoduler.

Personen skal have fødselsdato og CPR-cifre udfyldt, før en betalingsaftale kan oprettes. Se person-siden.

Oversigt

Siden viser alle betalingsaftaler i organisationen. Kolonnerne er Navn, PBS aftalenummer, PBS kundenr., Project, Status, Betalingsplan og Beløb. Er listen tom, vises Du har ingen betalingsaftaler i organisationen.

Klik på en række for at åbne personens Økonomi-fane, hvor aftalen hører til.

Klik på knappen for filhandlinger:

• Opret 0605 fil — mandatfil med nye oprettelser, ændringer og afmeldinger
• Upload 0603 fil — indlæser svarfil fra Betalingsservice
• Opret 0601 fil — opkrævningsfil for næste måned
• Upload 0602 fil — importerer betalinger til en kassekladde

Ved 0601 og 0605 vælges et delsystem i dialogen Vælg et delsystem, og der klikkes Dan fil.

Indstillinger

Under Indstillinger er der tre kort: Delsystem, Betalingsplan og Tekstlinjer BS. Opret med .

Delsystem

• PBS nummer — præcis 8 cifre
• PBS løsning — Basic
• Kassekladde — påkrævet (aktiv kassekladdeskabelon)
• Delsystem — 1–3 tegn, standard BS
• Debitor gruppenr. — præcis 5 cifre, standard 00001
• Reg.nr. — 4 cifre, og Kontonr.

Et delsystem kan ikke slettes, hvis det er knyttet til en betalingsaftale.

Betalingsplan

Giv planen et navn og vælg de måneder, der skal opkræves (januar til december). En plan kan ikke slettes, hvis den bruges på en aftale.

Tekstlinjer BS

Navngiv sættet og tilføj linjer med Tilføj linie. BS- og FI-tekst må max være 60 tegn. Skriv @ i feltet for at indsætte Fornavn, Efternavn, Navn, Projektnavn eller et brugerdefineret felt. En tekstlinje kan ikke slettes, hvis den er knyttet til et projekt.

Betalingsaftaler på person

Aftaler oprettes på personens Økonomi-fane under kortet Betalingsaftaler. Klik Opret betalingsaftale.

• Startdato*, Beløb pr. gang*, Betalingsplan*, Projekt*
• Slutdato — tom betyder, at aftalen kører videre
• Forpligtelse — valgfri
• Reg. nr. og Kontonr. — påkrævet ved Oprettelse, Oprettelse sendt, Ændring og Ændring sendt
• Delsystem* og Status*
• Note

Statusfeltet er som udgangspunkt låst. Klik / for at ændre status manuelt. Bankfelter er låst, når status er Oprettelse sendt eller Ændring sendt.

Status og workflow

En typisk aftale går igennem følgende statusser:

1. Oprettelse
2. Oprettelse sendt — efter 0605-filen er dannet
3. Aktiv eller Aktiv FI-kort — når 0603-svarfilen er indlæst
4. Ændring / Ændring sendt — ved senere rettelser
5. Afmelding / Afmelding sendt
6. Lukket

Er der ingen nye oprettelser, ændringer eller afmeldinger, dannes der ikke en 0605-fil. Er der ingen betalinger næste måned, dannes der ikke en 0601-fil.

Filer

Under Filer vises de BS-filer, der er dannet eller uploadet. Nye filer ligger først i PUT eller GET. Når en fil er sendt eller importeret, flyttes den til arkiv/PUT eller arkiv/GET med dato. Klik på en fil for at se indholdet. 0602-upload sender dig videre til den kassekladde, posteringerne er importeret til. Læs mere under kassekladder.

Den manuelle menu (Opret 0605/0601 og Upload 0603/0602) virker stadig. Uden SFTP arkiveres dannede filer med det samme, så du kan hente dem og sende dem i My File Transfer som hidtil.

Filoverførsel (SFTP)

Under Indstillinger kan organisationen forbinde sin My File Transfer-postkasse. Opret en nøgle, upload den offentlige nøgle i My File Transfer, og udfyld UserID. En automatisk kørsel kl. 21 dansk tid:

1. Henter 0602, 0603 og kvitteringer (T/V) til GET og importerer 0602/0603
2. Danner 0605 og 0601, hvis der er data, og sender dem fra PUT
3. Flytter gennemførte filer til arkiv, så PUT og GET er tomme

0605 skal være behandlet senest bankdagen før den relaterede 0601. En fejl i en valideringskvittering (V) stoppes med e-mail, fordi Betalingsservice ellers ikke danner opkrævninger.

Offentlig tilmelding

Et offentligt link og en embed-kode lader personer oprette en Betalingsservice-aftale selv. Personen identificeres på CPR, ellers e-mail eller telefon. Findes personen ikke, oprettes den. Aftalen får status Oprettelse og kommer med i næste 0605-fil.