Guide til formularer

Opret formularer med egne spørgsmål, udfyld dem for personer og send links til udfyldelse. Gennemgå og søg i besvarelser.

Formularer er en del af Basic-abonnementet. Modulet kan slås fra under Organisation → Tillægsmoduler.

Formularer (oversigt)

Oversigten viser Navn, Type, antal Spørgsmål, om formularen er Aktiv og Oprettet. Klik på en række for at redigere formularen.

Øverst finder du Søg besvarelser, Besvarelser og — hvis du må redigere — Opret formular.

På hver række kan du via vælge Udfyld formular eller Se besvarelser.

Er listen tom, vises Ingen formularer endnu.

Opret og rediger formular

Opret via Opret formular. Først navn, beskrivelse og type. For Samtykke oprettes formularen med det samme. For de øvrige typer vælger du derefter indstillinger, herunder målgruppe. Målgruppe kan ikke ændres bagefter. Spørgeskema, Tilpasset og Tilmelding oprettes aktive. Samtykke oprettes inaktivt og er altid kun organisation.

Typer:

• Spørgeskema — standard. Oprettes aktiv. Svar senest er valgfri; uden slutdato vises en advarsel på redigeringssiden. Offentlig målgruppe giver et offentligt link og en embed-kode.
• Tilpasset — alle indstillinger kan vælges frit. Oprettes aktiv. Ved offentlig målgruppe kan du slå offentligt link og embed-kode til hver for sig.
• Tilmelding — til arrangementer. Oprettes aktiv som simpel: den der tilmelder og antal pladser. Avanceret tilføjer navne, alder og ekstra felter på deltagere. Kræver starttidspunkt. Sluttidspunkt, arrangør og sted er valgfrie. Har ingen spørgsmål. Hvis e-mailen allerede har en tilmelding, kan den redigeres eller der kan oprettes en ny. Antal pladser 0 sletter tilmeldingen. Offentlig tilmelding har et link og en embed-kode.
• Samtykke — intern. Altid kun organisation. Oprettes med filupload slået til. Brug Tilpasset, hvis I vil have en offentlig samtykkeerklæring.

Typen og målgruppen kan ikke ændres efter oprettelse.

Under Spørgsmål tilføjes felter med Tilføj spørgsmål (ikke på Tilmelding). Hvert spørgsmål har en tekst, en type og kan sættes til Påkrævet. Spørgsmålstyper:

• Tekst
• Ja/nej
• Enkelt valg
• Flervalg
• Info — vises som overskrift og infotekst uden svar

Enkelt valg og flervalg kræver svarmuligheder. Træk i spørgsmålene for at ændre rækkefølgen. Gem med Opret formular eller Opdater formular.

På en gemt formular åbner flere handlinger:

• Udfyld formular
• Se besvarelser
• Indstillinger — målgruppe, overskrivning og svaroversigt (skjult på tilmelding). Tilmelding har type (simpel eller avanceret), start/slut, arrangør eller kontaktperson, vis Afsender og sted. Deltagere vises kun på avanceret. Spørgeskema, Tilpasset og Samtykke har en valgfri kontaktperson; Afsender vises altid.
• Kopier offentligt link / tilmeldingslink — når målgruppen er Offentlig og formularen er aktiv (på Tilpasset kun hvis Offentligt link er slået til)
• Embed-kode — offentlig spørgeskema, tilmelding, og Tilpasset når Embed-kode er slået til
• Send formularlink
• Aktiv eller Inaktiv
• Slet formular — sletter formularen og alle spørgsmål. Kan ikke fortrydes.

Tilmelding skal have starttidspunkt, før formularen kan aktiveres. Den lukker, når starttidspunktet er passeret. Spørgeskema kan have en valgfri Svar senest. Efter tidspunktet kan formularen ikke udfyldes.

Udfyld formular

Vælg den person, besvarelsen gælder, og udfyld spørgsmålene. E-mail er påkrævet. I organisationen udfyldes den fra personen, hvis der er en — ellers skrives den manuelt. Du kan skifte mellem listevisning og ét spørgsmål ad gangen. Afslut med Send besvarelse. Målgruppe Kun organisation betyder, at besvarelsen knyttes til en person i organisationen. Offentlig er åben for alle via link.

Tilmelding har faste felter: den der tilmelder og antal pladser. Kapacitet og max antal pladser sættes under Indstillinger. Offentlig tilmelding kan kopieres som link eller embed-kode. Turnstile beskytter den offentlige tilmelding.

Under Arrangør kan du vælge Arrangør eller Kontaktperson. Arrangør kan slå Vis Afsender til, så organisationens logo og kontaktoplysninger vises øverst. Er Afsender slået fra, skal arrangøren have navn og e-mail eller telefon. På Spørgeskema, Tilpasset og Samtykke er det kun Kontaktperson, og Afsender vises altid.

Simpel er standard for nye tilmeldinger. Avanceret kan slå Spørg om alder til og tilføje ekstra felter (for eksempel allergi). Alder gælder alle deltagere. Ekstra felter gælder ekstra deltagere, og kan også vises for den, der tilmelder. Navne på ekstra deltagere er valgfrie, medmindre du slår dem til. Eksisterende tilmeldinger uden type vises som avanceret.

Har personen allerede udfyldt formularen, bliver du spurgt, om den eksisterende besvarelse skal overskrives.

Offentligt link

Sæt målgruppe til Offentlig under Indstillinger (ikke på Samtykke, som altid er intern). Når formularen er aktiv, kan du kopiere et offentligt link. Spørgeskema og Tilmelding har også embed-kode. På Tilpasset slår du Offentligt link og Embed-kode til under Indstillinger. Alle med linket kan udfylde uden at logge ind. Besvarelsen gemmes med navn og e-mail — der oprettes ikke en person i organisationen.

Der kan kun være én besvarelse per e-mail, medmindre du slår det fra. Tilmelding kan i stedet redigere den seneste tilmelding eller oprette en ny. Hvis formularen har Svar senest (eller starttidspunkt på tilmelding), kan den ikke udfyldes efter det tidspunkt.

Send formularlink

Klik på Send formularlink, søg personer frem eller vælg grupper, og send. Linket kan kun bruges én gang og udløber efter 7 dage. Personen udfylder uden at logge ind.

Formularen skal være aktiv, før du kan sende links. Har nogen i en valgt gruppe ingen e-mail, får du først en advarsel med antal og navne. De springes over, når du sender.

Besvarelser

Listen viser Person, Udfyldt af, Indsendt og om besvarelsen er Aktiv. På en enkelt formular kan du skifte til Svarark, hvor hver række er en aktiv besvarelse og kolonnerne følger spørgsmålene. Fra alle besvarelser kan du filtrere på formular. Klik på en række for at se svarene.

Svaroversigt

Under Indstillinger kan du slå Vis svaroversigt til. Så vises Svaroversigt i menuen på formularen og på listen over besvarelser. Siden tæller, hvor mange der har valgt hver svarmulighed (ja/nej, enkelt valg og flervalg). Info- og tekstfelter tælles ikke. Tilmelding viser også antal pladser og ledige pladser.

Spørgeskema har svaroversigt slået til som standard. De andre typer har den slået fra, indtil du tænder den.

Søg besvarelser

Vælg formular og spørgsmål, og søg i svarene. På tekstfelter kan du bruge Indeholder, Er lig med, Starter med, Slutter med og de tilsvarende "ikke"-varianter. Tryk Hent for at se resultatet.