Guide til gruppemodulet

Saml personer i grupper, indlejre undergrupper og eksporter lister. Grupper kan også bruges til at styre, hvem der må se bestemte personudsnit.

Gruppemodulet er en del af Basic-abonnementet. Det kan slås fra under Organisation → Tillægsmoduler, hvis I ikke bruger grupper.

Grupper (oversigtside)

Oversigten viser en tabel med de grupper, du har adgang til. Kolonnerne er Navn, Beskrivelse, Undergrupper (Ja/Nej) og Antal gruppemedlemmer. Antallet tæller personer i gruppen — ikke brugere i organisationen.

Klik på en række for at åbne gruppens side. Tabellen kan søges, sorteres og pagineres på samme måde som personoversigten.

Har du rettighed til at redigere, vises knappen Opret gruppe øverst til højre. Er listen tom, får du i stedet en tom tilstand med samme knap.

Hvilke grupper du ser, afhænger af gruppens type og rettigheder. En person-viewer ser kun persongrupper med læseadgang. En begrænset gruppe vises kun, hvis du er valgt som bruger på gruppen.

Opret gruppe

Klik på Opret gruppe i overskriften, i den tomme tilstand, i sidebaren eller via dashboardets quick action. Der åbnes en dialog med titlen Opret en gruppe.

• Gruppenavn* — påkrævet
• Type* — Person, Økonomi, Fadderskab eller Begrænset
• Rettigheder* — Læseadgang, Kan redigere eller Manager. Feltet vises ikke, når typen er Begrænset
• Beskrivelse — valgfri

Typen styrer, hvem der kan se gruppen. Person-grupper matcher person-rettigheder, Økonomi-grupper matcher økonomi-rettigheder, og Fadderskab-grupper matcher fadderskabs-rettigheder.

Økonomi og Fadderskab kræver det tilhørende abonnement. Vælger du en type, I ikke har adgang til, nulstilles den til Person.

Efter oprettelse navigeres du til gruppens redigeringsside, hvor personer, undergrupper og evt. brugere kan vælges.

Gruppeside

På redigeringssiden gemmes ændringer med knappen Opdater. Øverst kan du skifte til visning med Vis gruppe. Fra visning skifter du tilbage med Rediger.

Er du kun person-viewer, vises gruppens side i visning uden mulighed for at redigere.

Generel info

Her rettes gruppenavn, type, rettigheder og beskrivelse — samme felter som ved oprettelse.

Personer

Alle personer i organisationen vises i en tabel med checkboxes. Søg i feltet Søg efter personer, og brug Vælg alle, Fravælg alle, Vælg det søgte eller Vis kun valgte. Ændringer gemmes først når du trykker Opdater.

Undergrupper

Du kan indlejre andre grupper, du har adgang til. Tabellen viser Gruppenavn og Antal personer. Personer fra undergrupper tælles med i visning og i CSV-eksport, når du vælger Undergruppe(r).

Begrænsede grupper

Vælger du typen Begrænset, skjules feltet Rettigheder. I stedet vises kortet Brugere, hvor du vælger, hvilke brugere i organisationen der må se gruppen.

Den, der opretter gruppen, tilføjes automatisk. Der skal altid være mindst én bruger. Fjerner du dig selv, vises en advarsel: hvis du gemmer, mister du adgangen til gruppen.

Eksport

Klik på knappen og vælg PDF eller Ekporter.

• PDF — danner en PDF med navn, adresse, telefon og e-mail. Fra visning medtages personer fra både hovedgruppe og undergrupper.
• Ekporter — åbner dialogen Vælg grupper, hvor du kan vælge Hovedgruppe og/eller Undergruppe(r). Resultatet er en CSV-fil med gruppenavnet som filnavn.

PDF fra redigeringssiden bruger de gemte personer på hovedgruppen. Gem med Opdater, før du eksporterer, hvis du lige har ændret udvalget.

Slet gruppe

Knappen Slet vises kun for Person Manager. Du skal bekræfte i dialogen Er du sikker på du vil slette denne gruppe? Handlingen kan ikke fortrydes.