Guide til økonomi modulet

Registrer gaver, bogfør kassekladder, indberet til SKAT og træk rapporter. Økonomi kræver Finance-abonnement.

Rettighederne er delt i tre niveauer. Viewer kan se dashboard og statistik. Editor kan arbejde med kassekladder, lister og SKAT. Manager kan desuden ændre indstillinger.

Kom i gang — indstillinger

Første gang du åbner Økonomi, vises Du mangler noget for at blive klar! med knappen Gå til indstillinger. Opsætningen ligger under Økonomi → Indstillinger.

Anbefalet rækkefølge:

1. Bank — navn og banknr. Opret bank
2. Konto — kontonr. og navn. Opret konto
3. Kassekladdeskabelon — navn og standardbank. Påkrævet, før en kassekladde kan oprettes
4. Afdeling og Projekt — valgfrit. Kan gøres påkrævet på gaver via switchen Påkrævet
5. Indkomsttype — bruges til procentuelle forpligtelser på personen

På hver række kan du Rediger, sætte Aktiv/Inaktiv eller Slette. En bank kan ikke slettes, hvis den er knyttet til en skabelon. En skabelon kan ikke slettes, hvis den er knyttet til en kassekladde. Afdeling og projekt kan ikke slettes, hvis de er brugt på gaver.

Indkomsttyper skal oprettes her, før en procentuel forpligtelse kan oprettes på personen. Se også person-siden.

Økonomi dashboard

Når indstillingerne er på plads, vises dropdownen Vælg kassekladde skabelon. Vælger du en skabelon, åbnes den eksisterende åbne kassekladde — eller der oprettes en ny.

Åbne kassekladder vises som links, f.eks. Kassekladde nummer 12. Er der ingen åbne, vises Du har ingen åbne kassekladder.

Kassekladder

En åben kassekladde er der, gaver registreres. Øverst finder du Importer og Bogfør.

Registrer gave

Udfyld formularen Opret ny gave og klik Opret gave. Påkrævede felter er markeret med *:

• Dato*
• Person* — søg i feltet Søg efter personer...
• Bank* og Konto*
• Beløb*
• Projekt og Afdeling — påkrævet, hvis slået til i indstillinger
• Forpligtelse — kun hvis personen har aktive forpligtelser
• Forpligtelses år* — vises, når en forpligtelse er valgt
• Note — max 256 tegn

Klik på en række for at redigere. Knappen skifter til Opdater gave. Fortryd forlader redigering. Rækker med manglende påkrævede felter markeres med rødt.

Datoer i fremtiden, ældre end 31 dage eller ældre end et år giver en advarsel, men kan stadig gemmes.

Import bankposteringer

Klik Importer og vælg en CSV-fil med semikolon som separator. Dialogen Importer bankposteringer lader dig knytte kolonner til dato, beløb, navn og note. Personer matches på Navn, CPR/CVR eller Person ID. Matcher ingen, kan du vælge Ignorer eller Opret som ny person. Afslut med Importer gaver.

Bogfør

Når alle gaver er udfyldt, klikkes Bogfør. Bekræft i dialogen. Kassekladden lukkes og kan ikke redigeres, medmindre den rulles tilbage under Gemte kassekladder.

Bogføring blokeres, hvis der er gaver med manglende påkrævede felter.

§8a og §12

En almindelig gave uden forpligtelse tæller som §8a. En gave med forpligtelse og forpligtelsesår tæller som §12. Samme skelnen bruges på personens gaver, i statistik og i SKAT-indberetningen.

Gemte kassekladder

Under Gemte kassekladder vises lukkede kassekladder med journalnr., datointerval, antal gaver, total og skabelon.

Fra rækken kan du eksportere med Eksporter (CSV) eller PDF.

Under visse betingelser vises til at åbne kassekladden igen. Dialogen spørger Vil du åbne kassekladden igen? Det kræver, at der ikke allerede er en åben kassekladde på samme skabelon, og at en evt. SKAT-rapport er ældre end kassekladden.

SKAT

Vælg Indberet for år og klik Eksporter til SKAT. Bekræft med Lav filen. Alle kassekladder skal være lukket — ellers vises OBS! Så længe der er åbne kassekladder, kan du ikke klargøre filen til SKAT.

Historikken viser rapporter med §8a- og §12-totaler og mulighed for at downloade CSV-filen skat-åååå.csv.

Undgå at redigere filen i Excel. Første kolonne SKAL have foranstillede nuller. Den nyeste rapport kan rulles tilbage i op til 9 dage — kun hvis filen ikke allerede er indsendt til SKAT.

Lister

Under Lister vælges listetype, evt. år eller periode, og der klikkes Hent. Resultatet kan eksporteres eller printes.

• Forpligtelser slut — forpligtelser der udløber i det valgte år
• Tjek forpligtelser — sammenholder forpligtelser med gaver i året
• Forpligtelsestype — Procent eller Fast beløb
• Samlede gaver over beløb — personer med samlet beløb over det angivne
• Total gaver pr. person pr. projekt og Gaver pr. projekt
• Total gaver pr. person pr. afdeling og Gaver pr. afdeling

Projekt- og afdelingslister vises kun, når I har oprettet projekter eller afdelinger.

Statistik

Statistik viser bidragyder- og gavetotaler for et valgt år, fordelt på §8a og §12, samt grafer for beløb, antal og gennemsnit pr. måned. Viewer har adgang til denne side.